Logo

Team Host NWL

Daftar isi

Pembagian Tugas

Host SatuHost Dua
set zoom meetingscreenshot
control breakout roomtimer
send E-mail linkspotlight
assign role (translator etc.)breakout room checkup
kontak petugas banner, translator, etc.kirim link permintaan peserta
penanggung jawabassist host 1

Panduan Zoom Meeting

  1. Buat Zoom Meeting
    1. Login ke zoom.us menggunakan credential admin
    2. Klik menu Meetings lalu klik Schedule a Meeting
      1. Masukan Topic, Tanggal dan jam LK, Lalu durasinya ditambahkan 2 jam dari jadwalnya, misal total 8 jam  maka jadikan durasinya 10 jam.
      2. Di bagian Registration pastikan dicentang: Required
      3. Apabila LKnya berhari-hari maka centang Recurring meeting dan tentukan jadwal mulai sampai selesainya. (Jadi hanya pakai 1 link utk LK berhari-hari)
      4. Uncheck waiting room
      5. Dicentang allow participant to join anytime dan Mute participant upon entry
      6. Apabila ada breakout room maka centang breakout room pre assign (musti konfirmasi ke ci yulie apakah LK tersebut ada Bo Room)
      7. Centang enable language interpretation, bs masukan email sendiri lalu Chinese -> English
      8. Jika sudah klik save
    3. Setelah meetingnya terbuat, klik menu Registration
      1. Registration Optionsnya di klik edit
        1. Check Manually Approve
        2. Other optionsnya tidak dicentang semua
    4. Klik menu Branding untuk memasang Banner dan Logo NWL
      1. Biasanya minta ke ci krissan maksimal h-3 acara utk dibuatkan banner LKnya
    5. Klik menu Poll/Quizzes untuk memasang polling (jika ada, konfirmasi dl ke ci lala)
      1. Pastikan Requirednya di On kan
      2. Jika sudah semua artinya meetingnya sudah ready, dan copy meeting ID nya utk tahap pengiriman link.
  2. Buat Breakout Room
    1. Minta datanya dari ci Yulie
    2. Formatnya nama bo room,email cth :  Name,Email WEKA,[email protected] WEKA,[email protected]
    3. Baris pertama dianggap tidak dihitung, jadi pastikan ada headernya. Lalu Disave as csv
    4. Ke Zoom -> Meetings -> Klik Link Meeting yg sudah dibuat -> Edit -> Options di klik show -> Centang Breakout Room pre-assign -> Klik Import CSV -> pilih file csvnya
    5. Pastikan Nama Kelompok dan jumlahnya sesuai lalu klik Submit/Save
  3. Ubah Breakout Room Saat LK Berlangsung
    1. Saat LK tidak bisa lsg klik tombol edit meeting, jadi harus ambil link URL websitenya. Contoh : https://www.zoom.us/meeting/89514318573?occurrence=1740276000000&amp_device_id=bac1c50d-43ad-4133-9c7f-142c57fc3884
    2. Ambil linknya sampai tanda ? cth : https://www.zoom.us/meeting/89514318573 
    3. Lalu tambahkan : /edit cth :  https://www.zoom.us/meeting/89514318573/edit
    4. Masukan link tersebut di browser, maka anda sudah bisa mengedit bo room.
    5. Setelah melakukan perubahan, anda harus Leave Meeting dari Zoom (jangan klik End Meeting nanti kacau semua), lalu masuk kembali ke Zoom Meetingnya, klik menu Participants, Arahkan ke nama anda sendiri klik More, lalu pilih reclaim Host, klik menu Breakout Rooms, Klik Recreate dan pilih Recover to pre-assigned rooms untuk mengubah susunan Breakout Rooms, dan klik Open all rooms
  4. Kirim link
    1. Ke peserta
      1. Cara Baru
        1. Silahkan buat file .csv dengan format email,nama cth: [email protected],Rico
        2. Ke Zoom -> Meetings -> Klik Link Meeting yg sudah dibuat -> Klik tab Registration -> Klik import from CSV
        3. Klik Import dan masukan file csv yg sdh dibuat
        4. Peserta akan terkirim linknya semua
      2. Cara Jadul
        1. Sehari sebelum LK ci yulie akan kirimkan list peserta.
        2. Silahkan buat file .csv dengan format email,nama cth: [email protected],Rico
        3. Pastikan di dalam file formatnya ada “,” nya, apabila tidak yakin csvnya benar bisa menggunakan text editor seperti Sublime text
        4. Maksimal 300 data dalam 1 file csv. Apabila lebih pesertanya silahkan buat file csv yg lainnya.
        5. Ke openyourheart.ws (pastikan sudah dapat akses menjadi Admin)
          1. Klik menu Online Practice list (di plg atas) lalu klik menu Zoom Registrant Upload
          2. Upload file csvnya dan masukan Zoom Meeting IDnya (Meeting IDnya jangan ada spasi) 
          3. lalu klik tombol Submit
          4. Tunggu beberapa saat maka data peserta akan sukses terupload semua dan dikirimkan link otomatis.
        6. Cek di Zoom apakah pesertanya sudah terdaftar, di tab Registration - Manage Registrant bagian Approved
        7. Bisa coba login ke link LK tersebut pakai device yg tidak sedang login sebagai admin di akun Zoomnya, apabila bisa masuk sebagai peserta biasa, artinya sudah benar
    2. Ke Guru
      1. Anda harus punya 1 email cadangan
      2. Di file csvnya tambahkan email tersebut dengan nama Irmansyah Effendi lalu dikirim
      3. Cek email anda, buka Email Link Zoomnya, Klik kanan di tombol Join Meeting dan klik Copy Link Address
      4. Lalu kirimkan link tersebut ke Ci Lala
  5. Timer
    1. Welcome Timer
      1. Referensi bisa pakai bit.ly/nwltimer2 , terbaik didownload, kalau hanya setel di youtube nanti saat timernya habis terlihat semua privasi history youtube anda.
    2. Latkel Timer
      1. Bisa pakai aplikasi timer di komputer masing2. Utk mac referensinya pakai Smart Countdown Timer https://apps.apple.com/us/app/smart-countdown-timer/id1410709951?mt=12
      2. Prepare untuk screenshot materi latihan yang dishare Guru untuk latihan kelompok
      3. Apabila materi latihannya terdiri dari banyak screenshot maka caranya bisa masukan screenshotnya ke Word, lalu di Zoom klik Share Screen dan pilih Desktop 1 utk share seluruh layar anda. Pastikan timernya juga sudah terlihat.
      4. Terbaik timernya kalau sudah habis waktunya ada suara ( saat share screen centang Share Sound juga)
  6. Sebelum Acara dimulai
    1. Sebagai host 1 pastikan sudah ada orang yang mengambil tugas welcome timer, latkel timer, host 2, rekam Indo dan rekam English
  7. Saat Acara
    1. Testing Translator
      1. 10 menit sebelum acara dimulai dan setiap break
      2. untuk jadwal translatornya ada di google sheets bisa minta ke Bos Translator : Silvi
      3. Komunikasi dengan translator via WAG Translator
      4. Translator diassign as interpreter di Zoom, lalu switch ke channel English. Untuk make sure suaranya jelas, bisa tes microphone diri sendiri (Di dalam Zoom -> Klik panah atas di Icon Audio (kiri bawah) -> klik Test Speaker and microphone -> klik yes -> test ngomong sampe terdengar suara anda. 
      5. Pastikan saat translator ngomong, level suaranya seperti level suara Anda
    2. Klik Host Tools, pastikan yang dicentang : 
    3. Co-Host Guru, MC, Welcome Timer, Latkel Timer, Host 2, Rekam Indo dan Rekam English
    4. Nyalakan Polling
      1. Klik Menu Poll/Quizzes, pilih nama kuisionernya dan klik Launch
      2. Klik End Poll utk menyelesaikan sesi Polling. Lalu screenshot hasil seluruh pertanyaannya dan kirim ke WAG Panitia. (Opsi lain bisa juga rekam video)
      3. Klik Get QR code, lalu share screen QR Codenya untuk memudahkan peserta mengisi polling
    5. Nyalakan Breakout Rooms
      1. Klik menu Breakout Rooms
      2. Pastikan Nama Kelompok dan pesertanya sudah benar
      3. Klik icon Gear di kiri bawah
        1. Apabila latihan kelompoknya pakai waktu maka settingkan seperti ini , dan set waktunya.
        2. Apabila breakout roomnya untuk setel rekaman Replay English maka bisa diset seperti ini
    6. Spotlight MC diawal, lalu ganti Spotlight Guru. 
    7. Saat Guru memberikan kesempatan untuk bertanya, add spotlight untuk orang yang ditunjuk Guru, lalu unmute orang tersebut. Apabila sdh selesai bertanya di remove spotlight dan di mute kembali.
    8. Ganti translator
      1. Waktu ganti translator adalah setiap break, biasanya 10 menit sebelum acara dimulai kembali kecuali di sesi sore. Karena sesi sore LK online biasanya tidak ada break. Biasanya saya hitung dari sesi after lunch dimulai sampai akhir acara kira2 tengahnya jam berapa, misal di jam 3 sore, lalu konfirmasi di WAG translator apakah translator berikutnya sudah siap? Jika ya, maka assign translator selanjutnya di Zoom, sampai Posisinya sperti ini 
        1. Emmanuella (Translator saat ini) Posisi unmute
        2. Krissan (Translator yang akan menggantikan) Posisi unmute
      2. Bisa cek di channel english apakah Krissan sdh mulai berbicara, jika ya artinya saat ini ada 2 translator yg berbicara, maka Emmanuella perlu di muted dan dichat japri bahwa sesi translatenya sudah selesai. Lalu Emmanuella di unassign dari translator di Zoom.

Panduan Zoom Doa Maintenance

  1. Buat Zoom Meeting
    1. Login ke zoom.us menggunakan credential admin
    2. Klik menu Meetings lalu klik Schedule a Meeting
      1. Masukan Topic, Tanggal dan jam doa. Titik mulai diset satu tahun kedepan saja, peserta sudah tahu jadwalnya melalui email jadi yang penting mereka tau judul Zoom dan bisa klik Link Meetingnya saja.
      2. Di bagian Registration pastikan dicentang: Required
      3. Uncheck waiting room
      4. Dicentang allow participant to join anytime dan Mute participant upon entry
      5. Apabila ada breakout room maka centang breakout room pre assign (musti konfirmasi ke ci yulie apakah LK tersebut ada Bo Room)
      6. Centang enable language interpretation, bs masukan email sendiri lalu Chinese -> English
      7. Jika sudah klik save
    3. Setelah meetingnya terbuat, klik menu Registration
      1. Registration Optionsnya di klik edit
        1. Check Manually Approve
        2. Other optionsnya tidak dicentang semua
  2. Kirim Link Doa Maintenance
    1. Ci Sandra akan memberikan list peserta utk dikirimkan link doa maintenance
    2. Ingat untuk di bookmark URL Zoom Meetingnya cth : https://us02web.zoom.us/meeting/81154041123 , karena nanti akan susah mencari link Admin Panel Zoom Meeting ini
      1. Link ini dibutuhkan untuk mengirimkan link kepada peserta yang linknya terhapus, hilang dan alasan lain2nya
    3. Kirim link
      1. Cara Baru
        1. Silahkan buat file .csv dengan format email,nama cth: [email protected],Rico
        2. Ke Zoom -> Meetings -> Klik Link Meeting yg sudah dibuat -> Klik tab Registration -> Klik import from CSV
        3. Klik Import dan masukan file csv yg sdh dibuat
        4. Peserta akan terkirim linknya semua
      2. Cara Jadul
        1. Sehari sebelum LK ci yulie akan kirimkan list peserta.
        2. Silahkan buat file .csv dengan format email,nama cth: [email protected],Rico
        3. Pastikan di dalam file formatnya ada “,” nya, apabila tidak yakin csvnya benar bisa menggunakan text editor seperti Sublime text
        4. Maksimal 300 data dalam 1 file csv. Apabila lebih pesertanya silahkan buat file csv yg lainnya.
        5. Ke openyourheart.ws (pastikan sudah dapat akses menjadi Admin)
          1. Klik menu Online Practice list (di plg atas) lalu klik menu Zoom Registrant Upload
          2. Upload file csvnya dan masukan Zoom Meeting IDnya (Meeting IDnya jangan ada spasi) 
          3. lalu klik tombol Submit
          4. Tunggu beberapa saat maka data peserta akan sukses terupload semua dan dikirimkan link otomatis.
        6. Cek di Zoom apakah pesertanya sudah terdaftar, di tab Registration - Manage Registrant bagian Approved
        7. Bisa coba login ke link LK tersebut pakai device yg tidak sedang login sebagai admin di akun Zoomnya, apabila bisa masuk sebagai peserta biasa, artinya sudah benar

Hal lain-lain

  1. Mas Yustinus selalu login menggunakan 2 E-mail:

Resource Doa Maintenance

  1. Link Doa yang berlaku saat ini

MoM (Minutes of Meeting)

Host 1

  • link paling lama dari Ci Yul Jumat Sore
  • tanya Ci Lala ada Kuesioner nggak
  • biasanya pertanyaan sama, kecuali pertanyaan di akhir
  • ada 2 peserta: Indo dan Inggris
  • E-mail satu yang nggak dipakai: Irmansyah Effendi (kirim ke Ci Lala by WA, tujuan guru tinggal login dengan klik whatsapp)
  • tanya Ci Lala ada video untuk diputer nggak?
  • untuk memastikan semua lancar coba-coba sendiri semua link dan sistem yang sudah dibuat
  • pastikan allow anyone can join supaya host 2 bisa langsung masuk
  • minta banner sedini mungkin dan logo
  • biasanya kurang 1 jam lagi tiba-tiba banyak yang minta link (tugas ranger minta cek inbox, spam)
  • untuk cek suara microphone saat assign translator, cek melalui layar sendiri (peserta bule paling kritis masalah suara) - biasanya yang terjadi mereka juga lupa setting; cek microphone interpreternya bagus atau enggak, kadang microphone laptop selalu lebih baik
  • kalau suara sore butuh latihan khusus karena harus pakai sistem swap (dua interpreter sekaligus); "keyword: ready to swap"
  • swap bisa terjadi juga kalau ada masalah ke toilet dlsb.
  • ensure ada translator juga kah ke bahasa lain?
  • Saat jam 9 fokus ke Guru: Guru masuk langsung assign; search Irmansyah
  • Host Tools:
    • Share Screen
    • Rename
    • Unmute
  • Pastikan dulu Ko Fandi Co Host, baru klaim jadi host atau nggak nanti beberapa fitur hilang
  • Jam 9 kurang pastikan semua sudah diassign dengan baik
  • Saat acara mulai langsung spotlight Silvi
  • allow Feby dan Darragh untuk Record; kalau ganti ensure H-1
  • jangan rekam di cloud
  • Poll umumnya 4-6 menit
  • Umumnya Mas Yus 20 menit sebelum, Feby dan Darragh udah ready
  • Penting Guru bisa mute unmute
  • Roles:
    • Co Host:
      • Mas Yus akun pertama
      • Petugas Host 2
      • Irmansyah Effendi
    • Enggak:
      • Translator
      • Recorder (More, allow record on this computer)
      • Mas Yus akun kedua
  • Saat kirim invitation sesuaikan dengan tabel jadwal di dokumen
  • Ensure ki Ci Yuliantie satu E-mail atau enggak
  • Akun NWL bisa claim host sendiri
  • kalau internet error langsung komunikasikan di WA
  • Login dan rename pakai akun NWL18

Host 2

  • timer disarankan untuk didownload, diawal udah pasti musik
  • kalau ada pertanyaan nanti diangkat
  • screenshot setiap slides, kalau belum ada.. minta ke Guru lewat Zoom

Umum

  • kalau LK MY bisa lebih santai udah tahu sama tahu, tapi kalau workshop masih umum jadi kelihatan seprofesional mungkin aja
  • Saat acara umumnya koordinasi lewat chat zoom
  • Untuk translator, cek WA dulu baru ke Zoom
  • kalau Ci Lala dan Krissan telat harap dimaklumi
  • apapun soal Guru lewat Zoom kecuali di WA secara pribadi

List:

  • I Nyoman Sugirta
  • Lisa

© 2025 All rights reservedBuilt with Flowershow Cloud

Built with LogoFlowershow Cloud